Đối với hầu hết chúng ta, email là hình thức giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất. Vì vậy, chúng ta cần phải biết cách viết email bằng tiếng Anh sao cho chuyên nghiệp để thể hiện một hình ảnh tốt đẹp về bạn và công ti bạn.
Hãy thực hiện 5 bước đơn giản sau đây để biết cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp.
Bắt đầu bằng một lời chào
Trong cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, hãy luôn bắt đầu email của bạn bằng một lời chào, chẳng hạn như “Dear Tom”. Nếu bạn và họ có một mối quan hệ đầy nghi lễ, hãy sử dụng họ của họ (chẳng hạn như “Dear Mrs. Price”). Nếu bạn và họ có một mối quan hệ bình thường, hòa nhã, bạn có lẽ chỉ cần viết những câu như “Hi Dan”. Nếu bạn không biết tên của người bạn đang gửi email, hãy sử dụng những câu như “To whom it may concern” hay “Dear Sir/Madam”.
Cảm ơn người nhận
Nếu bạn đang trả lời câu hỏi của khách hàng, bạn nên viết lời cám ơn. Ví dụ: nếu ai đó có câu hỏi về công ti của bạn, bạn có thể viết “Thank you for contacting ABC Company”. Nếu ai đó trả lời email của bạn, bạn có thể viết “Thank you for your prompt reply” hoặc “Thanks for getting back to me”. Cảm ơn người đọc sẽ khiến họ cảm thấy thoải mái và khiến bạn trông lịch sự hơn.
Nêu rõ mục đích của bạn
Nếu bạn là người bắt đầu cuộc trò chuyện, bạn không cần kèm theo lời cảm ơn. Thay vào đó, hãy nêu rõ mục đích của bạn. Những ví dụ cho cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp này là: “I am writing to enquire about …” or “I am writing in reference to …”.
Sau đó chuyển ngay sang trọng tâm của email. Hãy nhớ rằng mọi người không muốn dành quá nhiều thời gian để đọc email, vì vậy hãy giữ câu văn của bạn súc tích và ngắn gọn. Bạn cũng cần để ý đến ngữ pháp, chính tả, và dấu câu để thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của bản thân và công ti.
Chèn thêm lời kết lịch sự
Trước khi kết thúc email, hãy cảm ơn họ hoặc thêm lời kết sao cho thật lịch sự. Một số ví dụ về cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp này là: “Thank you for your patience and cooperation” hoặc “Thank you for your consideration” rồi sau đó đến “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” và “I look forward to hearing from you”.
Kết thúc email
Bước cuối cùng của cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là chữ kí của bạn. “Best regards”, “Sincerely”, và “Thank you” đều trông chuyên nghiệp. Tránh những câu kết như “Best wishes” hay “Cheers” trừ khi bạn và người nhận là những người bạn thân.
Trước khi nhấn nút gửi, nhớ xem lại và kiểm tra ngữ pháp để đảm bảo mọi thứ đều hoàn hảo.